101 Panduan Menulis Surat Terima Kasih Kepada Pelanggan Anda

Taukan … betapa sulitnya membangun hubungan antara brand yang  anda miliki dengan para pelanggan, apatah lagi jika dilakukan untuk jangka panjang.

Pastinya akan ada banyak manfaat jika kita membangun hubungan yang solid dengan para pelanggan. Khususnya, jika kita menjaga agar selalu berada di paling atas dan menonjol dari para pesaing.

Ini juga dapat mepengaruhi pembelian mereka di masa mendatang, meningkatkan peluang untuk mempertahankan pelanggan dan mendapatkan rujukan. Ini bahkan tidak perlu berupa rekomendasi langsung – berita positif dari mulut ke mulut sangat membantu dalam membangun bisnis Anda, khususnya untuk para UMKM.

Ada banyak kesempatan potensial untuk mengirim surat kepada pelanggan Anda, menyapa kembali setelah mereka melakukan pembelian pertama.

Dan dalam kesempatan lain dalam menunjukkan perhatian Anda kepada pelanggan adalah menyapa setelah periode tertentu.  (misalnya, setelah satu tahun berlangganan layanan tertentu).

Jadi …

Mari kita membahas beberapa tip penting yang akan membantu Anda membuat catatan terima kasih terbaik, untuk menunjukkan apresiasi pelanggan, dan membentuk ikatan yang kuat di sepanjanng jalan bisnis kita.

1. Ucapan Terimakasih Dengan Tulisan Tangan

Tentu saja, akan lebih mudah untuk hanya mengirim email yang mengatakan “Terima kasih atas pesanan Anda” dalam beberapa menit dan melanjutkan hari Anda, tetapi ini tidak memiliki efek yang sama seperti melangkah lebih jauh dari biasanya. tindak lanjut dan upaya untuk menjangkau pelanggan Anda.

Di era otomatisasi dan komunikasi massa, salah satu cara terbaik untuk membedakan diri Anda dari persaingan adalah dengan berupaya menunjukkan bahwa pelanggan Anda penting dengan cara yang tidak terduga.

Kartu ucapan terima kasih tulisan tangan akan menarik lebih banyak perhatian dan merasa lebih berarti bagi pelanggan dengan membuat mereka merasa lebih dari sekadar angka.

Kadangkala anada akan mandapatkan keuntungan tambahan, yaitu ketika menjadi pembicaraan pelanggan anda dan kemudian memabgikanya di media sosial.

 

Sumber: https://unsplash.com/photos/baLUAKBNsG4

Ada banyak manfaat di sini, karena berita positif dari mulut ke mulut akan membawa lebih banyak kesadaran untuk brand produk Anda, serta rasa penghargaan bagi pelanggan.

 

2. Buka Dengan Salam

Secara alami, Anda akan mulai dengan menangani pelanggan. Tergantung pada konteksnya, seperti sifat produk Anda, kelompok sasaran dan hubungan sebelumnya, Anda akan mengatur nada dengan menjadi lebih atau kurang formal. Either way, hindari menggunakan generik “Kepada Siapa Ini Mungkin Kepedulian” atau “Dear Sir or Madam.”

Apakah Anda memutuskan untuk memulai dengan “Hai, Dan!” yang sederhana. atau mungkin dengan “Dear Ms. Jackson”, dengan memasukkan nama mereka, Anda memastikan bahwa mereka tahu bahwa catatan itu khusus untuk mereka, menarik perhatian mereka sejak awal.

Bandingkan dengan pesan yang dibuat secara otomatis yang Anda dapatkan setelah menyelesaikan pembelian – pesan ini segera membuka ruang untuk komunikasi lebih langsung yang tidak mereka terima setiap hari dari setiap tempat mereka berbelanja.

Anda harus menjaga awalnya singkat, tetapi Anda juga harus membuat setiap kata diperhitungkan karena pembukaan sangat penting untuk surat yang baik (atau interaksi apa pun).

Sama seperti semua saluran komunikasi lainnya, cara Anda membuka mengatur panggung untuk sisa interaksi dan menarik perhatian pelanggan.

3. Beri tahu mereka alasan Anda menulis

Hanya karena Anda telah memutuskan untuk menjadi lebih pribadi, ini tidak berarti Anda harus mengirim esai. Tetap singkat dan manis dengan langsung ke alasan surat Anda.

Beri tahu pelanggan Anda bahwa Anda ingin mengungkapkan rasa terima kasih dan menyatakan kesempatan itu. Baik itu pertama kalinya Anda menghubungi mereka atau mereka adalah pelanggan yang kembali, cobalah untuk memasukkan beberapa spesifik yang akan merujuk pada pengalaman yang mereka miliki dan membantu menempatkan hubungan yang dimiliki pelanggan Anda dengan merek Anda sebagai pusatnya.

Anda dapat menggunakan kalimat sederhana “Terima kasih telah berbelanja dengan kami dan mendukung bisnis kami dengan pembelian terbaru Anda”, tetapi sedikit lebih spesifik dapat membantu mendorong titik untuk benar-benar menyapa satu orang pada satu waktu.

Ketika Anda menjelaskannya dengan cara yang lebih mendalam tentang penghargaan Anda, itu membuat mereka merasa lebih berharga karena mereka tahu persis apa arti kontribusi mereka.

Bagian ini harus memberikan gambaran yang jelas kepada pelanggan tentang bagaimana mereka cocok dengan bisnis Anda dan alasan mengapa Anda memutuskan untuk menjangkau.

Misalnya, ini bisa menjadi sesuatu di sepanjang baris “Kami menghargai dukungan Anda yang berkelanjutan seiring pertumbuhan keluarga kami. Melihat dukungan dari pelanggan hari pertama seperti Anda membantu bisnis kami untuk terus berkembang”.

4. Tambahkan lebih banyak detail

Anda harus menyertakan beberapa spesifikasi tambahan di bagian tengah surat Anda agar terdengar benar-benar dibuat khusus untuk orang yang Anda tuju.

Setiap detail penting, tidak peduli seberapa kecil kelihatannya. Jelaskan saat mereka menggunakan produk Anda, sebutkan sesuatu yang spesifik untuk akun mereka atau cukup tunjukkan bagaimana kontribusi mereka membuat perbedaan bagi Anda.

Ini adalah kesempatan untuk menunjukkan koneksi Anda, jadi Anda harus memastikan bahwa mereka merasa dihargai. Jika Anda tidak dapat menemukan sesuatu yang spesifik tentang pembelian mereka, coba rujuk hubungan dari sudut pengembangan merek Anda.

Hasil yang Anda cari di sini adalah membuat mereka merasa bahwa mereka berkontribusi dalam lebih banyak cara daripada fakta nyata bahwa mereka memercayai Anda dengan uang mereka.

Meskipun idenya harus spesifik dan terperinci, berhati-hatilah untuk tidak melampaui sambutan Anda, karena itu harus dibaca sebagai pesan yang tulus dan bukan pengumuman di situs web Anda.

Tahan godaan untuk mengajukan apa pun dalam surat ini, karena setiap upaya menjual dengan cara ini dapat membatalkan ketulusan yang harus disampaikan oleh catatan tersebut. Ini juga akan membantu menjaga nada dan alur surat Anda tetap selaras.

5. Bicara tentang koneksi lanjutan

Saat Anda membangun hubungan Anda, cara terbaik untuk mengumpulkan catatan Anda kepada pelanggan adalah dengan merujuk hal-hal yang akan datang. Bicarakan secara singkat tentang harapan Anda untuk masa depan dan pastikan bahwa harapan itu ditinggalkan dengan kesan bahwa Anda melihatnya sebagai bagian penting dari segala sesuatu yang akan datang.

Ini seharusnya tidak terdengar terlalu membutuhkan, tetapi Anda ingin memberi tahu mereka bahwa Anda akan senang memiliki mereka dan mempertahankan mereka sebagai pelanggan setia yang telah terbukti.

Pembaca harus selalu merasa bahwa Anda benar-benar menyadari pentingnya mereka dan membiarkan teks merasa penting.

Jika acara yang Anda tulis adalah tonggak sejarah yang telah Anda lewati, cara yang bagus untuk melakukannya adalah dengan mengatakan sesuatu di sepanjang baris, “Kami yakin tahun pertama ini hanyalah satu dari banyak lagi yang akan datang untuk kami. ”.

Dengan cara ini Anda memasukkan mereka ke dalam rencana masa depan Anda, mengungkapkan keinginan Anda agar mereka terus datang kembali, serta menunjukkan kontribusi mereka.

Bergantung pada jumlah pelanggan dan jenis produk Anda, Anda dapat mengatur kecepatan yang memungkinkan Anda menjaga momentum, karena Anda tidak dapat mempertahankan koneksi tanpa setidaknya memperbarui sesekali.

6. Masuk sesuai dengan sisa surat Anda

Untuk menyelesaikan catatan Anda, tanda tangan harus dilakukan secara alami dan sejalan dengan nada yang Anda gunakan selama ini. Jika Anda lebih lugas dan ramah, tidak perlu terlalu formal dengan “Respectfully” atau “Kindest regards”.

Anda juga dapat menggunakan kesempatan ini untuk mengucapkan terima kasih sekali lagi jika Anda memiliki lebih banyak baris teks antara ucapan terima kasih pertama dan akhir hanya untuk menggarisbawahi motif surat Anda.

Sama seperti di awal, Anda harus membuatnya pendek dan manis, karena bagian ini harus mengikat cerita dan mengakhiri dengan kuat. Terakhir, tanda tangani surat itu. Bukan sebagai perusahaan, tetapi sebagai pribadi.

Menempatkan nama di depan merek dapat berkontribusi untuk membuat ikatan Anda dengan pelanggan lebih kuat, karena mereka melihat bahwa itu bukan hanya orang acak yang menangani komunikasi eksternal.

Dengan mengakhiri dengan catatan pribadi, Anda akan meninggalkan mereka dengan perasaan bahwa ini hanya bagian dari komunikasi yang akan datang, bukan hanya kesopanan sekali pakai tanpa pemikiran yang dimasukkan ke dalamnya.

Kesimpulan

Anda harus selalu melacak pelanggan Anda dan memastikan mereka merasa benar-benar dihargai. Cobalah dan buat jadwal untuk mengirimkan surat terima kasih bisnis Anda pada waktu yang memadai dengan alat seperti Calendly atau beberapa alternatif Calendly untuk melacak komunikasi Anda.

Tekankan hubungan mereka dengan kesuksesan merek Anda untuk membuat mereka merasa istimewa dan tunjukkan bahwa apresiasi pelanggan bukan hanya formalitas bagi Anda.

Ketika Anda memiliki alasan untuk menjangkau dan mudah untuk melihat bagaimana mereka berhubungan dengannya, menjadi lebih mudah bagi pelanggan untuk bersimpati dengan gerakan itu karena tidak terasa seperti upaya untuk menjual sesuatu kepada mereka.

Bertujuan untuk menjadi spesifik dalam komunikasi Anda dan mempersonalisasikan sebanyak yang Anda bisa, tetapi jangan berlebihan. Cukup dengan mengungkapkan rasa terima kasih Anda dengan jujur, melangkah lebih jauh untuk menjangkau dengan cara yang tidak terduga yang pasti akan meninggalkan kesan.

Ini mungkin tampak seperti tugas yang menantang, tetapi ketika Anda mulai menjalin hubungan dengan pelanggan Anda, menggunakan pendekatan yang dipersonalisasi akan selalu mendapatkan hasil yang lebih baik daripada hanya pesan umum yang mereka dapatkan dari setiap merek lain.